Montamos sistemas que hacen el trabajo repetitivo de tu empresa: atender lo que entra por teléfono, correo o WhatsApp, y llevar los procesos internos que hoy alguien saca a mano cada semana. Entienden qué hay que hacer, deciden según tus normas y lo ejecutan en tus herramientas.
Una llamada a las nueve de la noche. Un correo el domingo. Cuando alguien lo ve el lunes, esa persona ya ha llamado a otro.
Lo que llega por un canal hay que copiarlo a mano al CRM, al calendario o al ERP. Cada copia cuesta minutos y es una ocasión de equivocarse.
Presupuestos sin seguimiento, pedidos sin confirmar, revisiones que tocaban hace dos semanas. Nadie lo hizo mal: no había quién.
Haz la cuenta con tus números. Suma las horas que se van cada semana en atender, copiar datos y perseguir lo pendiente. Si sale media jornada al día, ahora mismo estás pagando media persona para eso. Y eso es solo el tiempo: aparte está lo que valen los clientes que se van cuando nadie coge el teléfono.
Antes de montar nada escribimos contigo cómo trabajáis: qué precios se dan, qué plazos hay, qué se considera urgente y quién se encarga de cada cosa. El sistema no improvisa. Cuando entra algo, consulta esas normas y hace lo que harías tú.
La atención telefónica es una de las cosas que automatizamos, y esta es una demostración de cómo funciona. Al otro lado hay un asistente real, montado con las normas de una clínica de ejemplo: coge la llamada, entiende qué necesita quien llama, aplica esas normas y cierra la cita. En tu negocio sería lo mismo, con tus servicios y tus normas.
Contesta a cualquier hora y no hace falta que digas quién eres.
Y esto es lo que no se oye por teléfono. A la izquierda, una llamada como la que puedes hacer tú ahora. A la derecha, lo que quedaría hecho en tus sistemas si ese asistente fuera el de tu clínica. La demo del teléfono es solo la conversación: lo de la derecha se monta con tus herramientas.
Buenas, se me ha roto una muela esta tarde comiendo y me duele bastante.
Vaya. ¿Le duele ahora mismo?
Sí, bastante. No he podido ni cenar.
Vale, entonces le damos prioridad y le busco la cita más cercana. Hoy ya hemos cerrado, pero mañana a las nueve tengo hueco. ¿Le viene bien?
Sí, perfecto.
Muy bien. ¿Me dice su nombre y un teléfono de contacto?
Javier Ortega. Seis dos siete, tres uno cuatro, cero nueve dos.
Estupendo, Javier. Le veo de cuando vino a la limpieza, así que ya tengo su historial. Pues mañana a las nueve con el doctor Sanz, y le mando la confirmación por WhatsApp. Venga, que descanse.
Javier Ortega, alta en 2024. Última visita, una limpieza hace dos años.
Huecos reales de mañana. Descarta los de la doctora Peña, que lleva ortodoncia: esto es para el doctor Sanz.
Dolor + diente roto = urgencia. Primer hueco disponible, sin preguntar preferencia. Urgencia médica real: al 112, sin cita.
9:00 con el doctor Sanz. Bloqueado mientras hablan, para que nadie lo coja, y confirmado en cuanto acepta.
Motivo en sus palabras: «Se me ha roto una muela comiendo»
Confirmación al paciente con día, hora y dirección. Y aviso al doctor Sanz antes de abrir.
Un mensaje escrito sigue el mismo recorrido que una llamada y acaba en el mismo sitio.
Buenas, ponme 20 cajas de langostino cocido 40/60 para el jueves. Misma dirección de siempre.
Confirmado, Manolo. 20 cajas de langostino cocido 40/60 para el jueves, a Bar Peñalver. Total 486,00 € sin IVA. Si necesitas cambiar algo, dímelo hasta el miércoles a mediodía. Respondido a las 23:14 · 11 segundos después
Identificado por el número: Bar Peñalver, cuenta 4471, reparto martes y jueves.
Referencia localizada: langostino cocido 40/60, caja de 2 kg.
Comprobado. Hay 60 cajas. El pedido entra.
Pedido creado con la dirección habitual y entrega el jueves.
Sin stock no se lo inventa: responde con lo que sí hay y te avisa. Con facturas vencidas, el pedido queda retenido y salta al comercial.
El técnico acaba, hace una foto del parte y la manda por WhatsApp. Con eso se cierra el servicio, se calculan las horas y el material con tus tarifas, y la factura sale sola. Nadie tiene que volver a la oficina a teclear nada.
Terminado lo del Residencial El Encinar. Desatascada la bajante del garaje y limpieza de arqueta. Dos horas. He usado dos metros de tubo y una junta.
Recibido, Rubén. Servicio cerrado y factura emitida. Respondido a las 18:41 · 47 segundos después
Residencial El Encinar, cliente 3182. Tenía un aviso abierto esta mañana por un atasco en el garaje.
De la foto y del mensaje: 2 horas de mano de obra, 2 metros de tubo y una junta.
Mano de obra a 45 €/h y material a precio de tarifa. Esta comunidad tiene un 10 % pactado por contrato de mantenimiento, así que se aplica.
Servicio cerrado y enlazado al aviso de esta mañana. Deja de figurar como pendiente.
90 € de mano de obra + 30 € de material, menos el 10 %. Factura de 108 € emitida y enviada al cliente.
Cada presupuesto, cada pedido y cada cliente abierto tiene un siguiente paso y una fecha. El sistema los repasa todos cada noche y por la mañana te dice cuáles se han pasado de fecha. No hay que entrar a mirar, ni acordarse, ni fiarse de que alguien lo lleve al día.
4 asuntos por revisar
2 con el siguiente paso ya vencidoOrdenados por lo que lleva más tiempo parado. Lo que se resuelve desaparece solo de la lista al día siguiente.
Repasa todo lo que sigue abierto y mira la fecha del siguiente paso de cada uno: presupuestos, pedidos, contratos y clientes.
Lo que se pasó de fecha va a tu correo. Lo que vence dentro de un mes, avisado con antelación. Lo que ya se hizo sale de la lista sin que nadie lo cierre a mano.
Un solo correo a las ocho, con los 4 asuntos que necesitan algo y el siguiente paso de cada uno escrito.
Te preguntamos por tu proceso real: qué entra, por dónde, quién lo toca y dónde acaba. Si no vemos un ahorro claro de tiempo o de dinero, te lo decimos y no seguimos.
Precios, servicios, plazos, excepciones, y esas cosas que solo sabe quien lleva años ahí. Es la parte que más te toca a ti, y son un par de sesiones.
Lo montamos, lo probamos contigo y lo ajustamos las veces que haga falta. No atiende a un cliente real hasta que confirmas que hace exactamente lo que acordamos.
Antes de venderte nada miramos tu proceso. Si no vemos ahorro claro, te lo decimos y no seguimos.
Luis Valpuesta · Itálica IA
Hay un pago único de implementación, que depende de lo que haya que montar y de con cuántos sistemas se conecte, y después una cuota mensual. En la llamada de quince minutos te damos un rango ajustado a tu caso, y para eso no tienes que comprometerte a nada.
Casi siempre. Trabajamos sobre lo que ya tenéis: el programa de gestión, la agenda, el CRM o el ERP. Si tiene forma de conectarse, nos conectamos. Y si no la tiene, lo comprobamos antes de que te comprometas a nada, no después de empezar.
No tienen por qué. El sistema puede funcionar dentro de vuestros propios servidores, y entonces la información no sale de la empresa en ningún momento. Lo hacemos así siempre que el cliente lo prefiere o el tipo de dato lo aconseja.
No, eso lo decidís vosotros. Puede atender solo lo que hoy se os escapa —cuando está comunicando, fuera de horario o después de unos tonos sin que nadie lo coja— o atender siempre. Lo habitual al empezar es dejarlo solo para lo que ahora se pierde, y ampliarlo más adelante si os convence.
Se cambian. Los precios, los horarios, los plazos, qué se considera urgente o quién se encarga de cada cosa son normas vuestras, y se ajustan cuando hagan falta. No hay que rehacer nada ni volver a empezar.
Depende del proyecto. Hay automatizaciones funcionando en unos días y otras, con más integraciones de por medio, que llevan algunas semanas. En la primera llamada te decimos en qué franja está lo tuyo. La mayor parte de ese tiempo no os ocupa a vosotros: lo único que depende de vuestra agenda es la sesión en la que nos contáis cómo trabajáis.
Miramos tu proceso real. Si no vemos un ahorro claro de tiempo o de dinero, te lo decimos y no seguimos. Y si lo vemos, sales de la llamada sabiendo qué se puede automatizar, cuánto costaría y en cuánto tiempo estaría funcionando.
Reservar la llamadaPor videollamada o por teléfono, como prefieras.
Nos sirve para preparar la llamada y no gastarla en preguntas básicas. Te escribimos para acordar el día y la hora.